Sådan bliver dine digitale møder bedre

For mange af os er det helt nyt at gå til møder via computeren og kun møde kolleger, chefer og samarbejdspartnere på et skrabet videobillede og en måske ustabil lydforbindelse. De digitale møder kan blive en fast del af hverdagen længe endnu, og derfor kan der måske være brug for nogle tips til, hvordan møderne kan forbedres.

At mødes via digitale systemer som fx Zoom, Google Hangouts, Skype, MS Teams eller Adobe Connect bliver aldrig det samme som at sidde lige over for et andet menneske. Alligevel har mange mødtes virtuelt i lang tid, fx med internationale forbindelser eller fra landsdel til landsdel, og generelt er digitale møder i vækst.

”Kombinationen af, at teknologien nu er meget bedre end for 20 år siden, og at folk har lært, hvordan man bruger den, gør, at digitale møder eksploderer nu,” siger lektor Brian Due, som snart afslutter et større forskningsprojekt på Københavns Universitet om video-medieret interaktion i offentlige og private virksomheder.

Selv om digitale møder giver en stor tidsbesparelse på transport, er det hans opfattelse, at der stadig er en hel del begrænsninger ved at mødes virtuelt. Der er nemlig ikke samme mulighed for feedback fra de andre deltagere, og man kan ikke freestyle som til et almindeligt møde. Det er nødvendigt at være mere præcis.

Behov for rigid struktur

Et digitalt møde fungerer heller ikke godt, hvis alle taler i munden på hinanden, eller hvis kun nogle få har ordet hele tiden på bekostning af de mere tilbageholdende. Det er normalt vanskeligere at styre et virtuelt møde end et traditionelt møde med alle samlet omkring et bord, og derfor er der brug for en tydelig rollefordeling og rigid struktur.

”Der skal være en fast agenda. Alle skal være introduceret, og der skal være styr på dagsordenen, og hvem der taler hvornår. Og til sidst skal der rundes af med, hvad der så er besluttet,” anbefaler partner og ph.d.-studerende på CBS Lise Dahl Arvedsen fra konsulentfirmaet Augmenti.

Hun anbefaler på linje med andre, at der på et møde er en fast rollefordeling med både en facilitator, som styrer tiden, og en anden, som skriver noter.

Når man går til møde hjemmefra, er omgivelserne måske præget af snavsede kopper og henkastet legetøj, og éns egen fysiske fremtræden emmer måske af uformel dresscode og uklippet hår. Det gør ikke noget – hvis man da ikke lige skal mødes med kunder eller andre forbindelser med mere formel stil – men der er alligevel grund til at være meget opmærksom på, hvordan man ser ud.

Slå ikke kameraet fra

Ifølge en artikel i Harvard Business Review skal man sørge for, at kollegerne kan se éns ansigtsudtryk og helst også kropssprog, og derfor bør man sidde tæt på webkameraet. Det er heller ikke heldigt at placere sig, så ansigtet er gemt i mere eller mindre skygge. Derfor er det bedre at sidde med ansigtet frem mod et vindue eller tæt på en flytbar lampe, end det er at sidde lige under skarpt direkte lys som fx et lysstofrør i loftet.

Og da ansigtet fortæller kollegerne meget om, hvordan man har det, og hvad man mener med det, man siger, er det ifølge Brian Due fra Københavns Universitet også en rigtig dårlig idé at slukke for kameraet og blot følge med via lyd:

”Relativt mange slår kameraet fra og finder måske på en undskyldning om, at det ikke rigtig virker. Men vi anbefaler klart at have billede på, fordi kroppens interpersonelle signaler er vigtige. Det er svært at føre en samtale med nogen, man ikke kan se – det er lidt ligesom at være blind”, siger han.

Stram styring er nødvendig

Hvis virtuelle møder skal være effektive, skal de i det hele taget regnes for lige så vigtige som fysiske møder. Ifølge BrancheFællesskab for Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig administration skal deltagerne sætte tid af til at forberede sig lige så godt, som hvis de skulle til et fysisk møde. Og uendeligt lange telefonkonferencer, hvor deltagerne kan hoppe ind og ud af samtalen, er også et vildspor at komme ind på.

Hvis deltagerne fx klemmer et virtuelt møde ind imellem to andre møder og dermed ikke kan være fuldt nærværende, risikerer det virtuelle møde ikke at blive særlig effektivt.

Husk også det sociale

Og så er der den sociale del. Det, der skal erstatte snakken ved kaffemaskinen og fredags-morgenmaden, som giver kollegial hygge på masser af arbejdspladser.

Indtil videre kan intet digitalt erstatte direkte samvær med yndlingskollegaen. Øjenkontakt er heller ikke det samme via digitale kanaler, og de lune og måske indforståede kommentarer trænger slet ikke igennem.

Men noget kan gøres, også for at forebygge en reel risiko for ensomhed. Du kan fx invitere en kollega til et 1:1 virtuelt møde – uden dagsorden, men blot med kollegial hygge på programmet. Eller temaet kan være: ’Del, hvad der falder dig ind lige nu’.

Nogle har også glæde af at spise ’virtuel frokost’ sammen. Eller der kan arrangeres virtuelle team building-aktiviteter, hvor snakken kan flyde mere uformelt, end når der holdes møder med stram dagsorden og talerække.

Lise Dahl Arvedsen fra Augmenti leverer også en direkte anbefaling i det her videoindlæg:

”Nu hvor I ikke sidder hver dag på kontoret, så skal I skabe noget socialt. Tag en kaffedate – en e-kaffe, som nogle kalder det. Sørg for at bruge chatten. Og brug gif-filer til at holde humøret oppe i denne her meget, meget specielle tid”.