Ti stille! Det giver bedre møder

Som regel skal der ikke mere end et par sekunders stilhed til på et møde, før det føles tåkrummende. Sådan har jeg det i hvert fald, og der foregår en kamp i mit hoved for at finde bare et eller andet at sige, så den pinlige tavshed bliver brudt.

Men når Maibrit Brandt, underdirektør i Gældsstyrelsen, er mødeleder, indlægger hun gerne flere små ’mellemrum’ på typisk ét minut, hvor hun beder mødedeltagerne om at være helt stille.

Hun har brugt de små ’mellemrum’ i fire-fem år både på møder, og til én-til-én-samtaler. Det virker – og det er meget sjældent akavet, siger hun.

Hvorfor hendes pauser med stilhed ikke opleves som pinlige, og hvordan de i hendes optik på mange måder gør møderne bedre, kommer vi til.

Først skal du møde Bastian Overgaard. Han er ledelsesrådgiver, foredragsholder og kalder sig ’ekspert i stilhed’. Bastian Overgaard har gjort det til sin mission at udbrede stilhed som ledelsesværktøj og har skrevet bogen ’Støjfri Ledelse – hvordan vi opnår mere ved at snakke mindre’.

Da jeg ringer til ham, foreslår han efter lidt over ni minutters snak, at vi tager en pause med stilhed. 20 sekunder.

20 sekunder føles som længere tid end 20 sekunder, hvis du forstår, hvad jeg mener. Men mærkeligt nok føles det ikke som pinlig tavshed for mig. Jeg tænker dog over, hvad jeg skal bruge stilheden til – jeg har lidt præstationsangst. Forventer Bastian Overgaard, at det er noget særligt, jeg skal tænke på, eller skal jeg lade være med at tænke? Han har sagt, at det ikke har noget at gøre med meditation eller mindfulness. Jeg når også at tænke over, hvad det gør for en gruppe mødedeltagere – nu er Bastian og jeg ganske vist kun to, og man kan ikke rigtig kalde vores samtale et møde – men hvad gør det ved os som gruppe, lille eller stor, når vi er stille sammen?

Stilhed giver samhørighed

”I stilheden er vi alle lige,” lyder Bastian Overgaards svar efter pausen. Han forklarer, at forskning fra Harvard University viser, at vi får en dopaminudløsning i hjernen, når vi taler. Men det betyder også, at vi kan blive afhængige af at høre os selv tale og får lyst til at tale endnu mere, siger han.

”Der kan ligge rigtig meget ego i vores snak – hør mig, se mig. Men der er kun én, der kan tale ad gangen. Når vi alle er stille på samme tid, er vi til gengæld ligeværdige – og det skaber en stærkere form for nærvær og samhørighed. En særlig vi-følelse.”

Så synes Bastian Overgaard, at vi skal være stille sammen igen – bare 10 sekunder.

Det føles helt okay, da han foreslår det. Min hjerne går i tomgang. Men der er alligevel et spørgsmål, der trænger sig på: Er det ikke bare endnu en skør ledelsesteori?

”Mit svar er selvfølgelig nej,” siger Bastian Overgaard. Han nævner flere fordele ved stilheden som begreb.

Hjernen slipper for at multitaske

Igen peger han på hjerneforskning, der viser, at hippocampus nærmest lukker ned, når den skal håndtere for mange informationer på én gang.

”Hippocampus er den del af hjernen, der står for hukommelse, indlæring og for at træffe beslutninger – hvilket jo også er en vigtig del af mange møder. Men når det modsatte af stilhed på møder er snak, kan det meget hurtigt føre til informationsoverload og multitasking i hjernen.”

Når Maibrit Brandt fra Gældsstyrelsen vælger at lægge små stilhedspauser ind i sine møder, er det bl.a. for at give hjernerne i rummet en pause. Hun ved godt, at hun selv har en tilbøjelighed til bare at snakke derudad og få alle punkter klappet af i en fart.

”Men vi kender det måske alle. På et tidspunkt kigger man rundt om bordet og ser, at en del er ’faldet ud’. Vi gør det ikke, fordi vi er uhøflige, men det er noget, vores hjerne gør, fordi den er ved at drukne i et overload af ord og informationer.”

Så når Maibrit Brandt ser en række ufokuserede blikke, kan hun sagtens finde på at sige: ’Nu tager vi lige et minuts stilhed.'

”Det skærper ganske enkelt det mentale fokus på det, vi egentlig skal tale om,” siger hun.

Stilhed er godt før et sporskifte

Maibrit Brandt bruger også de ’små mellemrum’ med stilhed, når hun går fra et spor til et andet.

”Fx hvis vi har været superkreative og skal videre med en lang ledelsesindstilling med en masse bilag. Eller det kan også være, når vi lige har talt om noget svært og har brug for, at det skal bundfælde sig, inden vi går videre til næste punkt.”

Hun fortæller, at nogle var lidt skeptiske i starten, når hun satte stilhed på dagsordenen.

”De har sikkert tænkt: ’Hvad er det for noget hippie-noget?’ Men nu har de vænnet sig til det, og flere har fortalt, at det giver bedre møder, når man lige får lov til at tænke sig om og måske nå frem til, at ’ja, det var faktisk den rigtige beslutning, vi traf.’”

Maibrit Brandt har også brugt stilheden under corona-tiden. Særligt i starten af et møde.

”Mange har oplevet, at der har været væg-til-væg-skypemøder hele dagen. Så er der blevet taget godt imod det, når jeg har startet endnu et møde i rækken med at sige: ’Nu bruger vi lige et minut, hvor vi trækker vejret og gør os klar til at komme i gang.’”

Vi bliver på sporet

Et andet element i en pause med stilhed er, at den tvinger os til at stoppe op, siger Bastian Overgaard.

”Nogle gange kommer vi ubevidst til at tale derudad, uden at vi rigtig når at tænke over, hvad vi siger. På den måde kommer vi til at fylde vores møder med en masse ligegyldig snak – altså rent spild af tid.”

For de møder, hvor man ikke når agendaen eller kommer ud på et sidespor, er ikke gavnlige for forretningen eller kerneopgaven, som han siger.

”Et øjebliks stilhed kan være med til at skabe bevidsthed om, hvad der er vigtigt at tale om – det kan være svært, når det ene ord tager det andet.”

Maibrit Brandt oplever også, at de små ’mellemrum’ sparer tid.

”Det mærker jeg klart. For når vi er fri for at tale os varme på et emne og er skarpe på, hvad vi egentlig mener om det punkt, vi er nået til, kan vi skære tid væk og faktisk forkorte møderne.”

Bedre balance mellem introverte og ekstroverte

Maibrit Brandt oplever også, at de små pauser med stilhed skaber en bedre balance mellem introverte og ekstroverte mødedeltagere.

”Der er utrolig mange – inklusive mig selv – der ikke både kan lytte og tænke på samme tid eller tale og tænke på samme tid. Jeg tror, at ’mellemrummene’ betyder, at introverte får tid til at nå frem til: ’Hvad er mit perspektiv på det her?’”

Den samme oplevelse har Bastian Overgaard.

”Når vi standser op i talestrømmen, skaber vi en åbning til de introverte og deres kompetencer. De har ikke samme behov for at være hurtige på aftrækkeren – de vil gerne have tid til at tænke over tingene. Derfor kan de nemt blive kørt over, når vi andre taler og taler og bliver helt høje på de ord, der kommer ud af munden på os,” siger Bastian Overgaard og foreslår, at vi tager 30 sekunders stilhed.

Det fungerer ikke uden træning

For første gang tænker jeg ikke over, hvad jeg skal præstere, mens vi er stille.

Det fortæller jeg Bastian Overgaard efter pausen. Det er helt naturligt, siger han. Selvfølgelig skal man lige vænne sig til det – det skal langt de fleste. Men det helt afgørende er, at den, der sætter stilhed på dagsordenen, er trænet i det, og tror på, at det virker.

”Ellers kan det føles akavet, utrygt, grænseoverskridende og alt for intimt. Der ligger meget kontroltab i stilheden. Og hvis man som facilitator ikke er bevidst om, hvor stort et kontroltab det kan være for nogle, vil man ofte undervurdere, hvad man selv skal gøre for at skabe den tryghed."

Det er vigtigt også at begrunde stilheden, siger Bastian Overgaard:

”Fx: ‘Nu har vi smalltalket med hinanden, men for lige at lande og blive fokuseret på dagens agenda starter vi med ét minuts stilhed.'”

Tør du?

Hvis stilhed er noget, du overvejer at bruge som begreb, når du skal holde møder, råder Bastian Overgaard dig kraftigt til at øve dig først.

”Ellers kan det falde helt til jorden. Gå hjem og brug det i din familie. Tør du under middagsmaden gøre det til en fast del at sige: ’Nu holder vi lige ét minuts stilhed, inden vi starter'?”

Maibrit Brandt har efterhånden trænet i at bruge ’mellemrum’ i en del år.

”Er jeg så superperformer og bruger det på alle møder? Nej, det gør jeg ikke. Jeg kommer også til at glemme det. Det var svært de første gange. Og nogle gange har det fungeret rigtig godt og andre knap så godt. Men det er blevet en balanceret del af mig – at jeg tør hvile i stilheden.”

Særligt én ting har Maibrit Brandt lært:

”Min erfaring er, at det helt afgørende er, at man kan italesætte hvorfor – altså: ’Nu holder vi lige et minuts stilhed, fordi...’”

Bastian Overgaard og jeg aftaler at slutte med 40 sekunders stilhed. Denne gang føles det slet ikke som lang tid. Jeg føler mig rolig oven på mere end en times snak – med indlagte små pauser. I alt har vi holdt 2 minutter og 10 sekunders stilhed i løbet af vores samtale.