Enkeltmandskontoret skal på museum

Der er ikke længere mange medarbejdere, der kan lukke døren til deres eget kontor, sidde helt alene og så lige titte ud ved frokosttid.

Gennem lang tid har der nemlig været gang i en større omrokering ude i det danske kontorlandskab.

Vi har talt med fire eksperter, som fortæller, at udviklingen kun går én vej: Væk fra solokontorer.

Derfor sidder halvdelen af os nu på kontor sammen med mindst fem andre, og som vi vender tilbage til senere i artiklen, er det ikke nødvendigvis noget, medarbejderne er vilde med.

Men trenden er altså utvetydig.

”De sidste 20 år er antallet af enkeltmandskontorer faldet drastisk. Det er en global tendens,” siger Gitte Andersen. Hun er selvstændig arkitekt og har gennem 30 år indrettet tusindvis af offentlige og private arbejdspladser og skrevet fem bøger om emnet.

_{Gitte Andersen er arkitekt og forfatter til en række bøger, senest 'Hybrid Worklife' fra 2024}

Storrummene viger også

Traditionelt er enkeltmandskontoret blevet skiftet ud med storrumskontorer. Men de seneste 10 år er også storrummene begyndt at vige til fordel for aktivitetsbaserede arbejdspladser.

”De giver i langt højere grad den enkelte medarbejder adgang til en stor palet af muligheder for at vælge arbejdssted, som passer til arbejdsopgaverne,” forklarer Gitte Andersen.

Fx i form af studieceller, fordybningszoner, projektområder, mødelokaler, små telefonbokse og fællesrum, hvor flere deles om fleksible skriveborde.

Ifølge Gitte Andersen er årsagen, at videnarbejde i dag er blevet så komplekst, at vi ofte arbejder sammen i teams med flere forskellige kompetencer. Samtidig er der også meget projektarbejde, hvor du og skiftende kolleger indgår i mere end ét projekt på samme tid, hvilket giver et stort behov for at koordinere.

”Det er ikke ligesom i gamle dage, hvor du mødte på arbejdet og sad og lavede det samme hele livet uden et dagligt behov for at koordinere arbejdsopgaven med andre kolleger.”

En væg i vejen

Fordi behovet for daglig sparring er steget, bliver vi nødt til at sidde sammen.

”Bare dét, at der er en væg imellem os, betyder, at koordineringen falder drastisk,” siger Gitte Andersen.

Corona har også sat skub i afviklingen af enkeltmandskontoret.

”Du tager altså ikke hele vejen ind til kontoret for at gå ind og lukke en dør og sidde mutters alene. Det kan du gøre, når du arbejder hjemmefra. Tager du på kontoret, er det for at møde levende mennesker, du kan arbejde sammen med.”

Gitte Andersen tror ikke på, at aflivningen af enkeltmandskontoret er en spareøvelse for arbejdsgiverne.

”Det er simpelthen det dummeste, jeg har længe har hørt. Jeg har aldrig mødt en topledelse, der ikke ønsker, at medarbejderne har de bedste rammer for at være produktive. Hvis du samtidig sammenligner, hvad en virksomhed betaler i husleje, med hvad den betaler i lønninger, så har du svaret. Husleje udgør en minimal del af de samlede omkostninger.”

Gitte Andersen medgiver, at mange topledelser efter corona taler om det generelle behov for kvadratmeter på kontoret, hvis vi alle arbejder hjemmefra to dage om ugen.

”Det er dog ikke en snak om personlige kontorer eller ej, men om det hybride, fleksible arbejdsliv generelt.”

Godt for klima og miljø

At økonomi slet ikke er en faktor, er Helle Lohmann Rasmussen dog ikke helt enig i. Hun er direktør i Dansk Facilities Management, som er en forening for personer med ansvar for arbejdsfaciliteter på offentlige og private arbejdspladser.

For hende er afvikling af enkeltmandskontorer en god måde at spare kvadratmeter på. Det giver mening økonomisk, men også for klima og miljø.

”Hvis en virksomhed fx skal reducere sin CO₂-udledning med 50%, er det at nedsætte arealforbruget den absolut mest effektive måde at gøre det på.”

Mindre areal betyder nemlig mindre forbrug af el og varme samt færre udgifter til vedligeholdelse, rengøring og modernisering.

”I nogle tilfælde kan man også undgå at bygge nyt, hvis arealerne udnyttes bedre.”

Helle Lohmann Rasmussen ser det som ”en kæmpe gevinst” at reducere kontorkvadratmetrene. Noget, der giver ekstra god mening, da alle medarbejdere ikke er fysisk på jobbet samtidig længere.

_{Helle Lohmann Rasmussen er arkitekt. Inden hun blev direktør for Dansk Facilities Management, skrev hun ph.d.-afhandling ved DTU om, hvordan man indarbejder viden om drift i processen med at designe bygninger.}

Ingen taler om enkeltmandskontorer

”Mange vil i dag sige, at 100 medarbejdere måske har brug for i alt 60 skriveborde på kontoret. Selv dér vil man opleve, at der er tomme skriveborde. Så nogle er mere modige og går endnu længere ned i skrivebordsratio.”

Hun forklarer, at der altid er medarbejdere, der arbejder hjemme, er på konferencer og til halvdagsmøder, har barn syg eller sidder på projektkontor.

Helle Lohmann Rasmussen er helt enig med Gitte Andersen i, at enkeltmandskontoret er ved at uddø.

Når hun og kollegerne organiserer aktiviteter og netværk for deres medlemmer, er fokus på, hvordan de indretter kontorarbejdspladser, som øger samarbejdet blandt medarbejderne.

”Vi har ingen diskussioner om, hvordan vi indretter flere enkeltmandskontorer,” siger Helle Lohmann Rasmussen.

Kontorernes svar på hestevognen

Hos Jeudan oplever man også, at enkeltmandskontoret er på retræte. Virksomheden ejer og administrerer omtrent en million kvadratmeter ejendomme, hvoraf 80% er kontorer.

Adspurgt om, hvor kontorformen blev af, svarer designdirektør Anders Rønne-Skall:

”Enkeltmandskontoret er ikke relevant længere. Hestevogne ser vi heller ikke længere.”

Ud over ”nogle enkelte advokatkontorer” går det kun én vej.

”Enkeltmandskontorer er ikke en særlig produktiv udnyttelse af arealerne. Arealet pr. ansat bliver væsentligt højere. Samtidig er de ikke det bedste, hvis man vil videndele.”

Attraktive kontorer

Jeudan-direktøren skyder på, at et enkeltmandskontor optager cirka 35 kvadratmeter på en arbejdsplads. Mere aktivitetsbaserede kontorer kan komme helt ned på 10-15 kvadratmeter pr. medarbejder.

”Alt, hvad der er blevet bygget af nye domiciler til store virksomheder, har jo ikke enkeltmandskontorer som den største faktor. Sådan har det været i 20 år. Men det er klart, at corona og hjemmearbejde har sat skub i udviklingen.”

Anders Rønne-Skall understreger, at pandemien har gjort det endnu vigtigere at gøre de kontorer, man har, så attraktive som muligt. Han ser det som en ”kæmpe konkurrencefordel” at kunne tiltrække arbejdskraft med høj ekspertise. Både de eksisterende medarbejdere, der skal lokkes væk fra hjemmekontoret, og potentielle ansøgere, som der er kamp om for tiden.

Husk de ansatte

Lige præcis medarbejderne skal vi ikke glemme i det store kontorpuslespil, understreger Ole Ryssel Rasmussen.

Han arbejder i konsulenthuset Human House og har været arbejdsmiljørådgiver i 32 år. Da Djøfbladet ringer til ham, er han ude at inspicere en ny form for lyddæmpende materiale af genbrugsplast.

Akustikken skal nemlig tænkes ind, når der indrettes aktivitetsbaserede kontorer. Sammen med indeklima og lys sætter lyd rammerne for, at nyindrettede kontorer kan fungere optimalt, så medarbejderne rent faktisk trives og videndeler i dem.

Det er samtidig vigtigt, at alle ansatte bliver inddraget i kontorindretningen på et tidligt stadie, så de får mulighed for at forstå formålet for indretningen og kan give udtryk for deres behov og bekymringer

”Jeg kommer tit ind som rådgiver, når en virksomhed ringer og siger: ’Nu er det gået galt. Vores nye kontorer fungerer ikke rigtigt. Nu har vi en masse medarbejdere, der ikke har det godt.’”

Ole Ryssel Rasmussen anbefaler derfor, at arbejdspladsen er meget grundig i planlægningsfasen. 

”Medarbejderne skal forstå, hvordan de kan bruge og drage fordel af de forskellige typer arbejdsstationer. Det kræver en konstant dialog – også efter at kontorerne er taget i brug.”

For ham er nøgleordet ”inddragelse”.

”Hvis du glemmer de medarbejdere, som bagefter skal være i rummet, begår du en kæmpemæssig fejl.”

Så skrider det

Ole Ryssel Rasmussen forklarer, at en af de største misforståelser om aktivitetsbaseret kontorindretning, er, at man som virksomhed bare kan indrette et storrumskontor krydret med et par møderum.

Aktivitetsbaserede kontorer kræver en langt større bevidsthed om, hvordan man vil opnå videndeling. Hvilke persontyper og funktioner skal fx sidde sammen? Og hvordan skaber man en kultur, der fremmer videndeling og samarbejde?

For ham handler det om at undgå standardiserede løsninger og i stedet at se på arbejdspladsens og medarbejdernes specifikke udgangspunkter og behov.

_{Ole Ryssel Rasmussen har rådgivet om arbejdsmiljø siden 1992 og undervist tusindvis af ledere og arbejdsmiljørepræsentanter.}

Ole Ryssel Rasmussen er heller ikke fan af såkaldt desk sharing, hvor mange medarbejdere deles (og kæmper) om de samme skriveborde. For ham er det slet ikke aktivitetsbaseret kontorindretning.

”Medarbejderne bliver stressede over ikke at vide, om de har en plads at arbejde ved, og udsættes ofte for kontinuerlige afbrydelser.”

Når medarbejderne først er placeret i de nye kontorer, skal arbejdspladsen hele tiden arbejde med at justere det nye miljø.

”Det handler om at teste forskellige ting af for at finde ud af, hvad der fungerer. Nogle slipper bare projektet, når de har indrettet om. De tænker, at nu er det kørt i mål, og så sker videndelingen helt af sig selv i de nye perfekte rammer,” siger Ole Ryssel Rasmussen.

”Men så kommer det til at skride. Det er så der, jeg og mine kolleger bliver kaldt ind for at hjælpe.”